10 Automatizaciones de flujo de trabajo de Todoist para ahorrar su negocio 7 horas a la semana

08:27 13/09/2021 | 3 Lượt xem

Una nota de Fadeke en Ambition & Balance: Hemos escrito mucho sobre la productividad para las personas: los mejores flujos de trabajo para hacer las cosas, las herramientas y tácticas para administrar mejor su tiempo y los hábitos que debe cultivar para ser más efectivos en el trabajo y en la vida.

Hablamos menos sobre cómo ser productivo como equipo y cómo hacer más como colectivo. La automatización es una de las mejores formas para que los lugares de trabajo ahorren tiempo y utilicen esas nuevas horas para priorizar lo que es realmente importante.

En lugar de cambiar entre aplicaciones y mover información manualmente, los equipos pueden ayudar a que sus herramientas se comuniquen. Eso es exactamente lo que hace Automate.io. Los equipos pueden usar su herramienta para crear automatizaciones simples y generar flujos de trabajo complejos con solo unos pocos clics. Además, se integra a la perfección con Todoist: su empresa puede configurar automatizaciones para ahorrar tiempo, como sincronizar Todoist con otras aplicaciones de gestión de proyectos o convertir los tickets de soporte en tareas de Todoist. Nos hemos asociado con nuestros amigos de Automate.io para identificar las mayores integraciones que ahorran tiempo para pequeños equipos y empresas.

Con eso, cederé la palabra al equipo de Automate.io …


En promedio, las pequeñas empresas usar más de 50 aplicaciones diferentes en diferentes equipos. El número es aún mayor para las empresas, pero la realidad sigue siendo la misma: en su mayor parte, estas herramientas no se comunican.

Para mantenerlos sincronizados, los equipos recurren a mover datos manualmente de una aplicación a otra. . Desafortunadamente, esto toma el tiempo de un equipo – cambiando constantemente entre aplicaciones y tareas también disminuye la productividad de su equipo.

Una plataforma de integración como Automate.io, que conecta todas sus aplicaciones y automatiza las tareas repetitivas, puede ayudar a su equipo a concentrarse en realizar el trabajo real. En este artículo, analizaremos cómo las empresas pueden conectar Todoist con las aplicaciones que usan todos los días para ahorrar tiempo, mejorar la colaboración en equipo y aumentar la productividad.

1. Sincroniza Todoist con otras aplicaciones de gestión de proyectos

Diferentes equipos o personas de una organización pueden utilizar diferentes aplicaciones de gestión de proyectos para el trabajo. Crear y administrar su lista de tareas pendientes en múltiples aplicaciones puede volverse caótico. La automatización puede ayudar.

Centraliza automáticamente las tareas de Google Tasks, Asana y Trello en Todoist.

Cómo configurar la automatización:

tiempo ahorrado: 56 minutos por semana.

2. Recibe notificaciones de las actividades de las tareas de Todoist

Con más y más empresas que se vuelven remotas, las aplicaciones de chat en equipo se han convertido en el corazón de la organización; aquí es donde ocurre la comunicación, desde compartir planes de fin de semana hasta obtener actualizaciones de proyectos.

Envía notificaciones a tu equipo sobre las tareas de Todoist directamente en Slack o Microsoft Teams para reducir el cambio de contexto entre aplicaciones y asegurarte de que nunca se pierdan una actualización.

Cómo configurar la automatización:

consejo profesional: Recibe notificaciones sobre nuevas tareas de Todoist, comentarios agregados a una tarea de Todoist o cuando se asignan tareas a un miembro del equipo.

tiempo ahorrado: 30 minutos a la semana.

3. Convierte los tickets de soporte en tareas de Todoist

No deje que los tickets de soporte al cliente se pierdan. Disminuya el tiempo de resolución creando una tarea Todoist para cada nuevo ticket de soporte recibido en Zendesk o Freshdesk. Este flujo de trabajo de soporte de Todoist también permite que toda la organización vea todos sus tickets de soporte en un solo lugar, lo que facilita la colaboración entre equipos.

La próxima vez que necesite información de alguien de su producto o equipo de marketing para resolver una pregunta de un cliente, no tendrá que agregarlo al software de la mesa de ayuda ni enviarle mensajes. Simplemente involúcralos en la tarea de Todoist para obtener la información que necesitas y transmitirla a tu cliente. El arduo trabajo de convertir tus tickets de soporte en tareas de Todoist se realizará automáticamente. Nota: hay un límite de 300 tareas activas por proyecto Todoist en los planes Free, Pro y Business.

Cómo configurar la automatización:

consejo profesional: También puedes crear un flujo de trabajo que agregue automáticamente nuevas respuestas a los tickets de soporte como comentarios en Todoist para capturar toda la conversación.

tiempo ahorrado: 56 minutos por semana.

4. Crea tareas de Todoist para nuevos pedidos en la tienda

Si es propietario de una tienda de comercio electrónico, la eficiencia del proceso es fundamental cuando se trata de escalar su negocio. Al crear automáticamente tareas de Todoist para los nuevos pedidos de la tienda, su equipo puede concentrarse en garantizar que el pedido se mueva rápidamente desde el cumplimiento hasta el envío, sin tareas repetitivas y redundantes en el medio.

Cómo configurar la automatización:

consejo profesional: Para agilizar todo su proceso de pedido, puede crear automáticamente tareas en Todoist para pedidos abandonados, pedidos enviados y pedidos cancelados.

tiempo ahorrado: 56 minutos por semana.

5. Crea proyectos de Todoist a partir de nuevas entradas de formulario

Si está utilizando formularios para recopilar los detalles de nuevos proyectos de clientes, traduzca automáticamente esto a un proyecto de Todoist, en lugar de crear uno manualmente con cada envío de formulario.

Con este flujo de trabajo de Todoist en su lugar, se creará automáticamente un proyecto de Todoist tan pronto como alguien complete tu formulario. Luego, asigne tareas específicas a los miembros adecuados del equipo y ponga en marcha cada nuevo proyecto que se le presente.

Cómo configurar la automatización:

tiempo ahorrado: 45 minutos a la semana.

6. Monitorea el tiempo dedicado a los proyectos y tareas de Todoist.

A muchas empresas e individuos se les paga en función del tiempo que tardan en completar un proyecto. Supervise con precisión el tiempo dedicado a los proyectos y tareas de Todoist con este flujo de trabajo de Todoist.

Después de conectar Todoist a tu aplicación de seguimiento del tiempo favorita, calculará automáticamente el tiempo que dedicaste a un nuevo proyecto o tarea cuando lo marques como completo en Todoist.

consejo profesional: Puedes agregar otro paso en este flujo de trabajo de Todoist que genera automáticamente una factura para tu cliente en función del tiempo que has dedicado. Esto guardará todo el trabajo manual y puede usar ese tiempo trabajando en otro proyecto.

Cómo configurar la automatización:

tiempo ahorrado: 30 minutos a la semana.

7. Sincroniza tu horario con Todoist

Si está utilizando Todoist para monitorear todo el trabajo que debe realizarse, pero confía en los calendarios para planificar su horario diario, entonces este flujo de trabajo de Todoist será útil.

Después de crear una tarea de Todoist con una entrada de tiempo, este flujo de trabajo creará automáticamente un evento de calendario para ella. También puede usar este flujo de trabajo para convertir los eventos de su calendario en tareas de Todoist, por lo que si alguien ha reservado una hora en su calendario, no tendrá que crear manualmente una tarea de Todoist para eso.

Si usa Google Calendar, puede usar Integración nativa de Todoist para configurar esto. Para otras aplicaciones de calendario, puede utilizar los siguientes flujos de trabajo.

Cómo configurar la automatización:

tiempo ahorrado: 30 minutos a la semana.

8. Haz una copia de seguridad de tus tareas de Todoist completadas

¿Quiere analizar la eficiencia y la gestión de la carga de trabajo de su equipo? Haz una copia de seguridad de las tareas de Todoist completadas por todo tu equipo en la base de datos de tu elección.

Esto te permitirá dividir los datos de Todoist como quieras y aprender más sobre cómo trabaja tu equipo en conjunto. Esto también lo ayudará a mejorar la carga de trabajo de su equipo. Todo lo que necesitas hacer es activar el flujo de trabajo de Todoist para hacer una copia de seguridad automática de tus datos.

Cómo configurar la automatización:

tiempo ahorrado: 30 minutos a la semana.

9. Actualiza las etapas del acuerdo sobre las tareas de Todoist completadas.

De acuerdo a una Encuesta de HubSpot, los vendedores pasan el 29% de su jornada laboral completando la entrada de datos y programando llamadas. Eso es aproximadamente 2,5 horas si considera una jornada laboral de 8 horas.

Reduce el trabajo manual de tu equipo de ventas mediante el uso de este flujo de trabajo de Todoist para mover automáticamente un acuerdo de ventas a la etapa relevante en el proceso una vez que tu representante de ventas marca una tarea como completa.

Aquí hay más automatizaciones de ventas que puede utilizar para ayudar a su equipo a cerrar acuerdos en lugar de ingresar datos.

Cómo configurar la automatización:

Ahorro de tiempo: 45 minutos a la semana.

10. Convierta los correos electrónicos entrantes en tareas de Todoist

Cada nuevo correo electrónico que llega a su bandeja de entrada es una nueva tarea. En lugar de centrarse en procesar cada correo electrónico, pruebe la automatización: convierta cualquier correo electrónico en una tarea de Todoist con solo un clic.

Crea automáticamente una nueva tarea de Todoist cuando destacas un correo electrónico en Gmail.

consejo profesional: También puede utilizar este flujo de trabajo para configurar recordatorios para responder a los correos electrónicos cuando no pueda hacerlo de inmediato.

Cómo configurar la automatización:

tiempo ahorrado: 30 minutos a la semana.


Estas automatizaciones del flujo de trabajo de Todoist ayudarán a las empresas a ahorrar entre 7 y 8 horas a la semana; eso es casi un día completo de trabajo ahorrado por su equipo. Pueden usar este tiempo para concentrarse en trabajos más importantes o tomar un merecido descanso con su familia y amigos.

¿Quieres conocer otros flujos de trabajo de Todoist que puedes configurar? Echa un vistazo a Automate.io’s Integración con todoist página de inspiración.

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